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Instructivo oficial · App móvil

Aprende a usar AvaFlow paso a paso

Guía para familias y personal administrativo. Las familias gestionan las salidas desde la app; el personal administrativo trabaja desde el panel web con su correo electrónico.

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5 minutos de lectura 7 pasos esenciales iOS y Android

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Una guía para cada usuario

Selecciona tu rol para ir directamente a las instrucciones que necesitas.

Familias y acudientes

Vincula a tus hijos, genera tickets de recogida y autoriza permisos de salida.

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Personal administrativo

Gestiona usuarios, vincula estudiantes y supervisa la operación desde el panel web.

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¿Eres personal administrativo?

Tu guía es desde el panel web: no necesitas instalar la app ni marcar la opción “Usuario de la app Ava Flow”.

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Guía para familias · Paso cero

Antes de empezar

Solo necesitas cuatro pasos: instalar la app, recuperar tu contraseña, elegir tu colegio e ingresar con tu documento de identidad.

¿No llega el correo de recuperación?
Revisa spam o comunícate con soporte@avaflow.net.

1

Instala la app

Busca AvaFlow en la App Store o en Google Play e instálala en tu teléfono.

2

Recupera tu contraseña

Ingresa a avaflow.net/forgot-password, marca la opción “Usuario de la app Ava Flow” y escribe tu número de documento. Recibirás un enlace en tu correo registrado para crear una nueva contraseña.

3

Entra a la app y elige tu colegio

Abre la aplicación móvil y selecciona tu institución en la lista de colegios. Esta selección conecta tu cuenta con la información del colegio.

4

Ingresa con tu documento y contraseña

Escribe tu número de documento de identidad y la contraseña que acabas de crear. ¡Eso es todo! Ya puedes usar la app.

Ten a mano tu documento de identidad y acceso al correo que registraste con el colegio. Si tu institución aún no está en AvaFlow, escríbenos a soporte@avaflow.net.

Guía para familias · App móvil

Configura tu cuenta en 7 pasos

Sigue el orden sugerido la primera vez. Después solo necesitarás los pasos 6 y 7 para el día a día.

¿Eres personal administrativo? Ve la guía del panel web →
1

Descarga e instala la app

Busca AvaFlow en la App Store o en Google Play. En algunas instituciones la aplicación aparece con el nombre de tu colegio.

  • Toca Instalar y espera a que finalice la descarga.
  • Abre la aplicación y acepta los términos y condiciones de tu institución.
  • Permite las notificaciones cuando el sistema lo solicite.
App Store Google Play

Nota: mantén la app actualizada. Las versiones nuevas incluyen mejoras de seguridad y compatibilidad.

2

Recupera tu contraseña

Con la app ya instalada, crea tu contraseña desde el portal web de AvaFlow antes de ingresar por primera vez.

  • Abre avaflow.net/forgot-password.
  • Marca la casilla “Usuario de la app Ava Flow”.
  • Escribe tu número de documento y envía la solicitud.
  • Abre el enlace que llegará a tu correo registrado y crea tu nueva contraseña.

Importante: usa el correo que el colegio tiene registrado en tu ficha. Si no llega el enlace, revisa la carpeta de spam o contacta a la administración del colegio.

3

Selecciona tu colegio

En el primer inicio la app te pedirá identificar tu institución. Esta selección conecta tu cuenta con la información del colegio.

  • Toca Seleccionar colegio y busca el nombre de tu institución en la lista.
  • Indica cómo conociste AvaFlow (opcional, nos ayuda a mejorar).
  • Confirma y espera el mensaje de configuración exitosa.

Importante: si tu colegio no aparece o la lista no carga, verifica tu conexión a internet y vuelve a abrir la app. Si persiste, contacta a la administración del colegio.

4

Inicia sesión con documento y contraseña

Usa el número de documento de identidad registrado en el colegio y la contraseña que creaste en el paso 2.

  • Escribe tu número de documento sin puntos ni espacios.
  • Ingresa tu contraseña y toca Ingresar.
  • Activa el acceso con huella o reconocimiento facial para entrar más rápido la próxima vez.

Seguridad: nunca compartas tu contraseña ni permitas que otra persona inicie sesión con tu cuenta. Si la olvidaste, repite el proceso de recuperación.

5

Verifica a tus hijos vinculados

El colegio asocia a los estudiantes con tu cuenta. Comprueba que aparezcan todos antes de generar tu primer ticket.

  • Toca el botón redondo con el signo + de la barra inferior para abrir el menú rápido y elige Hijos vinculados.
  • Revisa nombre, documento y grado de cada estudiante.
  • Si falta alguno, solicita la vinculación en la administración del colegio.

La app no permite agregar hijos manualmente por seguridad. El colegio debe vincular tu documento como acudiente de cada estudiante.

6

Genera tu ticket de recogida

El ticket es el comprobante digital que se envía al docente encargado del grado para autorizar la salida de los estudiantes.

  • Toca el botón redondo con el signo + y elige Recoger.
  • Selecciona uno o varios estudiantes (o usa Seleccionar todos).
  • Toca Generar ticket y espera el mensaje “¡Ticket generado!”.
  • El ticket llega automáticamente al docente encargado del grado, quien valida y registra la salida.

Recomendación: genera el ticket cuando estés cerca del colegio. Si ya tienes uno pendiente, la app te avisará para evitar duplicados.

7

Consulta permisos, avisos e historial

Autoriza salidas especiales y mantente al día con cada movimiento de tus hijos.

Permisos de salida

Entra a Permisos, toca Nuevo permiso y define niños, tipo, fecha y hora.

Notificaciones e historial

Revisa la campana y el calendario para ver tickets, permisos, estudiantes y responsable.

Recomendación: revisa el historial antes de ir al colegio para confirmar que no haya tickets o permisos pendientes.

De principio a fin

Así funciona la salida segura

Cada paso queda registrado. Familias, colegio y docentes trabajan sobre la misma información.

1

El colegio te registra

La administración crea tu usuario y vincula a tus hijos.

2

Ingresas a la app

Documento + contraseña, con acceso biométrico opcional.

3

Generas el ticket

Seleccionas a los estudiantes y el ticket queda emitido.

4

El docente valida

El docente encargado del grado verifica y registra la salida.

5

Recibes la alerta

La notificación llega al instante y todo queda en el historial.

Familias y acudientes

Genera tickets, autoriza permisos y consulta el historial de salidas de tus hijos.

Ver los 7 pasos
  1. 1

    Instala la app y recupera tu contraseña. Descarga AvaFlow, ingresa a avaflow.net/forgot-password, marca Usuario de la app Ava Flow y usa tu número de documento.

  2. 2

    Ingresa a la app. Elige tu colegio y entra con tu documento de identidad y tu contraseña.

  3. 3

    Genera el ticket de recogida. Selecciona a los estudiantes y el ticket llega al docente encargado del grado.

  4. 4

    Crea permisos y revisa el historial. Autoriza salidas especiales y consulta cada movimiento en la app.

Guía para personal administrativo · Panel web

Configura tu cuenta en 7 pasos desde la web

No necesitas instalar la app. Todo el proceso se realiza en avaflow.net con tu correo electrónico.

Ir al panel web Ver guía para familias
1

Ingresa al panel web

Accede desde tu computador o navegador móvil. No necesitas descargar ninguna aplicación.

  • Abre avaflow.net en tu navegador.
  • Haz clic en Ir al Panel o entra directamente a avaflow.net/login.
  • Usa un navegador actualizado: Chrome, Edge, Safari o Firefox.
2

Recupera tu contraseña con tu correo

El personal administrativo usa el correo electrónico, no el número de documento.

  • Abre avaflow.net/forgot-password.
  • No marques la opción “Usuario de la app Ava Flow”.
  • Escribe tu correo electrónico registrado y envía la solicitud.
  • Abre el enlace que llegará a tu correo y crea tu nueva contraseña.

Importante: si marcas la opción de la app, el sistema pedirá tu documento y el flujo será distinto. Para el panel web deja esa casilla desmarcada y usa tu correo.

3

Inicia sesión en el panel

Ingresa con el correo y la contraseña que acabas de crear.

  • Escribe tu correo electrónico y tu contraseña.
  • Si el sistema solicita un código de verificación, ingrésalo.
  • Verifica que estés dentro del panel de tu colegio.

Seguridad: no compartas tu contraseña. Si usas un computador compartido, cierra sesión al terminar.

4

Gestiona usuarios

Crea las cuentas de acudientes y estudiantes, o cárgalas de forma masiva.

  • Entra al menú Usuarios.
  • Crea una cuenta individual o usa la importación masiva CSV.
  • Revisa documento, correo y rol de cada usuario.
5

Vincula estudiantes

Asigna el acudiente correcto a cada estudiante para que pueda verlo en su app.

  • Verifica que cada estudiante tenga su acudiente asignado.
  • Confirma que aparezca en Hijos vinculados en la app de la familia.
6

Supervisa tickets y permisos

Haz seguimiento a las salidas y a los permisos autorizados por las familias.

  • Revisa los tickets de salida generados por las familias.
  • El docente encargado del grado valida el ticket y registra la salida.
  • Consulta los permisos de salida y los registros del día.
7

Revisa reportes y configuración

Usa las herramientas del panel para hacer seguimiento y mantener todo actualizado.

  • Consulta reportes, estadísticas y logs de auditoría.
  • Administra las versiones de la app y los datos institucionales.
  • Cierra sesión al terminar si compartes el equipo.
Volver a la guía para familias →
Solución de problemas

¿Algo no funciona?

Estas son las situaciones más frecuentes y cómo resolverlas en pocos minutos.

La app no encuentra mi colegio

Verifica que la institución esté afiliada a AvaFlow y que tengas conexión a internet. Cierra y vuelve a abrir la app. Si la lista sigue sin cargar, contacta a la administración del colegio.

Mi documento o contraseña no son válidos

Si eres familia, confirma que escribiste el número de documento sin puntos ni espacios y que marcaste la opción “Usuario de la app Ava Flow” al recuperar la clave. Si la olvidaste, solicita un nuevo enlace en avaflow.net/forgot-password.

No puedo entrar al panel web

Si eres personal administrativo, usa tu correo electrónico y no marques la opción “Usuario de la app Ava Flow”. Revisa que la contraseña sea la que creaste con el enlace de recuperación.

No recibo el correo de recuperación

Revisa la carpeta de spam o correo no deseado. Verifica que el correo sea el que registraste con el colegio. Si persiste, escribe a soporte@avaflow.net.

No aparecen mis hijos

El colegio debe vincular tu documento como acudiente de cada estudiante. Solicita la actualización en secretaría o coordinación.

No recibo notificaciones

Revisa en los ajustes del teléfono que AvaFlow tenga permiso para enviar notificaciones. Desactiva el ahorro de batería extremo para la app.

No puedo generar el ticket

Verifica que tengas estudiantes vinculados y que no exista un ticket pendiente. Si el problema continúa, cierra sesión y vuelve a ingresar.

¿No encontraste tu caso? Nuestro equipo puede ayudarte.

Contactar soporte
Preguntas frecuentes

Dudas sobre el uso de AvaFlow

¿Cómo recupero mi contraseña?

Ingresa a avaflow.net/forgot-password. Si eres familia, marca la opción “Usuario de la app Ava Flow” y usa tu número de documento. Si eres personal administrativo, deja esa opción desmarcada y escribe tu correo electrónico. Recibirás un enlace para crear tu nueva contraseña.

¿Cómo ingreso si soy personal administrativo?

Abre avaflow.net, haz clic en “Ir al Panel” e inicia sesión con tu correo electrónico y contraseña. No necesitas instalar la app móvil ni marcar la opción “Usuario de la app Ava Flow”.

¿La aplicación tiene algún costo para las familias?

No. El acceso a la app está incluido dentro del servicio que contrata tu institución educativa. Si te solicitan un pago para usarla, repórtalo a soporte@avaflow.net.

¿Puedo usar la misma cuenta en dos teléfonos?

La cuenta está asociada a tu documento, pero por seguridad las sesiones se validan con el dispositivo. Si cambias de teléfono, inicia sesión nuevamente con tu documento y contraseña.

¿Funciona sin conexión a internet?

La app requiere conexión para sincronizar tickets y permisos; los registros se actualizan cuando vuelve la señal. La operación del colegio cuenta con respaldo local.

¿Quién autoriza la salida de mi hijo?

El ticket que generas llega automáticamente al docente encargado del grado, quien verifica la información y registra la salida del estudiante.

¿Cómo elimino mi cuenta y mis datos?

Puedes radicar la solicitud en el portal de eliminación de usuario. El proceso se gestiona conforme a las políticas de privacidad y Habeas Data.

¿Necesitas ayuda con tu acceso?

Nuestro equipo acompaña a colegios y familias en la puesta en marcha. Escríbenos o consulta el centro de soporte.

Centro de soporte soporte@avaflow.net

Lunes a viernes · 7:00 a.m. – 6:00 p.m. (Hora Colombia)